آداب العمل لطلب اجتماع

اجتماعات العمل هي حقيقة لا مفر منها من حياة الشركات. ووجدت مدرسة أننبرغ للاتصالات في جامعة كاليفورنيا وجامعة مينيسوتا مركز بحوث التدريب والتطوير أن رجال الأعمال تنفق ما يصل إلى نصف ساعات عملهم في الاجتماعات. يجب عليك استخدام آداب الأعمال المناسبة عند طلب اجتماع لمساعدة هؤلاء المديرين التنفيذيين وغيرهم من زملاء العمل الاستفادة القصوى من وقتهم المحدود.

فيديو اليوم

التحضير

التحضير للاجتماع قبل إرسال طلب إلى الحضور المحتملين. إنشاء جدول أعمال مفصل يحدد الهدف والبنود التي سيتم تغطيتها، بما في ذلك أي عناصر العمل. سرد أي شيء آخر سيكون مطلوبا من الحاضرين. سيساعدك هذا في تضييق نطاق قائمة الطلبات إلى المدعوين المناسبين بدلا من دعوة الكثير من الأشخاص.

الإطار الزمني

حدد إطارا زمنيا ثابتا للاجتماع وتعهد بالتزامك بأن تبدأ وتنتهي في وقت تقديم طلبك. وهذا من شأنه تشجيع المدعوين مع جداول مشغول للموافقة على المجيء. وسوف تكون قادرة على جدولة حدث آخر مباشرة بعد الاجتماع وتكون على ثقة أنها سوف تكون قادرة على الوصول الى هناك. السماح للجلسات تبدأ في وقت متأخر وتشغيل الطريق مع مرور الوقت هو آداب سيئة ويظهر عدم احترام للأشخاص الذين طلبوا للحضور.

طلبات

أرسل طلبات الاجتماع إلى الحضور المحتملين. استخدم التنسيق الذي تفضله شركتك. على سبيل المثال، إذا كان لديك برنامج تقويم أو جدولة قياسي، فاستخدمه لإرسال دعوات. اطلب من المستلمين الرد عما إذا كانوا سيتمكنون من الحضور أو تضمينهم "يرجى الرد بحلول". وهذا سوف تتيح لك معرفة تلقيت دعوتك وقراءتها.

المتابعة

اتبع مكالمة هاتفية إذا لم يرد أي من المدعوين في الموعد المحدد. الحفاظ على المكالمة بسيطة. اسأل إذا كان الشخص قد تلقى طلب اجتماعك وشرح أنك لم تحصل على رد. تأكيد ما إذا كان سيحضر أم لا. عادة شخص لا يستجيب لا يخطط للذهاب إلى الاجتماع، ولكن هذا ينبغي أن يكون واضحا في حال نسيان ببساطة للرد.

تحذير

يخطر الحضور في أقرب وقت ممكن إذا كان يجب إلغاء الاجتماع لأي سبب من الأسباب أو تغيير اليوم أو الوقت أو الموقع. تحدث حالات الطوارئ وتتغير الأولويات والترتيبات، ولكن آداب سيئة لإلغاء الاجتماع في اللحظة الأخيرة أو إجراء تغيير يؤثر على الحضور. البعض الآخر سوف يكون أكثر عرضة لرفض طلبات الاجتماع في المستقبل إذا كنت لا تحترم وقتهم من خلال إخبارهم عن التغييرات أو إلغاء على الفور.